社内ポータルアプリで実現できること。導入するメリットや活用事例を解説
現在、実店舗で集客に使う店舗アプリが人気を集めていますが、アプリが活用できるのは集客に限りません。ビジネス効率化において「社内ポータルアプリ」を活用して集客を行う事例も増えています。
社内ポータルアプリを使うと社内での情報伝達がスピーディーになるだけではなく、業務効率化も実現することが可能です。制作コストなどに注意して自社に合った規模の社内ポータルアプリを用意して、ぜひ利用を促進してみてください。
この記事では社内ポータルアプリの概要や注目されている背景、そして利用メリットなどをご紹介します。
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目次
社内ポータルアプリとは
社内ポータルアプリとは、「社内で共有する必要がある情報をまとめて確認できるアプリ」です。
通常オフィスワーカーとして椅子に座っている機会が多い方は、社内で直接情報を確認できるので社内ポータルアプリの必要性をあまり感じないかもしれません。
しかし従業員中には、
- 接客や販売にかかわるスタッフ
- 店舗で働いているアルバイト
- 工事現場で働いている社員
なども存在しています。
こういったノンデスクワーカーは働き方や就業日時もさまざまであり、社内で上手く管理して効率よく業務へ向かわせるのは難しいでしょう。
社内ポータルアプリを使うことで、こういったノンデスクワーカーも含めたあらゆる従業員への情報伝達が簡単になります。そしてPC・メールを使わずに効率よく情報を共有できる体制を構築することが可能です。
社内ポータルアプリが注目を集めている理由
ここからは社内ポータルアプリが注目を集めている理由を具体的に説明していきます。
場所や時間によらない情報へのアクセス性確保のため
働き方の多様化によって、労働時間や業務の形態が増えたことはすでに説明しました。こういった中で社内で均一に情報を届けようとする際に、従来のように社内で紙の資料や張り紙を用意して共有を行うだけでは不十分です。
場所や時間に影響されず一律に情報を伝達するには、インターネット上で情報を公開して閲覧してもらうのが一番です。
スマートフォンアプリであればPCをわざわざ開いて確認する必要がなく、外出先といった場所でもすぐスマートフォンの画面を表示して情報を閲覧できます。
インターネット上で社内情報を共有するのであればアプリが最適、という考えが社内ポータルアプリの広がりを後押ししています。
確実に情報を届ける必要がある
社内では共有する必要性のある情報が多いです。
- 新商品のアピールポイント
- 業務に関する知識・スキル
- 福利厚生に関する手続き
こういった情報は伝達が遅れたり共有を失念したりすると、収益や従業員満足度などに悪い影響を及ぼしてしまいます。
社内ポータルアプリではプッシュ通知を活用することが可能です。プッシュ通知を利用することで上記のような課題を解決することができます。詳しいことはメリットの章で解説します。
テレワークの管理
テレワークの広まりは、同時にどうやって社員1人1人の就業状況を管理して整理するか、という課題を企業へ突きつけました。
遠隔で業務をしている社員の就業時間や作業進捗などを確認するのはかなりの手間です。
主に、テレワーク推進では下記のような課題が出てくることが考えられます。
- 紙の資料
- 同僚や上司、プロジェクトメンバーとのコミュニケーション
- 本部や支部といった拠点ごとの情報出し分け
そこでテレワークにおける問題を解決しようと、社内ポータルアプリを導入する企業が増加しているのです。
社内ポータルアプリで実現できること、そのメリットとは
社内ポータルアプリで実現できるメリットは次の通りです。
必要な情報をいつでも確認できる
社内ポータルアプリには、
- 業務マニュアル
- 業務に関する緊急の注意
- 災害時の連絡情報
といった各種必要な情報をすべて掲載可能です。
社内のあらゆる情報をポータルアプリ化することを視野に入れることで、効率よく情報を届けることが可能になります。
また、アプリなので24時間365日内容を確認することが可能です。
対話式で効率よく情報を共有したいと考えている際は、チャットボットを導入することで自動受け答えが可能となります。用途に応じて必要な機能を搭載してみてください。
業務効率化が見込める
社内ポータルアプリの活用によって、業務効率化も見込めます。
情報共有に必要だった社内打ち合わせやメール送信といった手間がアプリ閲覧という行為に集約されることで、無駄な情報共有工程がなくなりスムーズ・シンプルになります。
問い合わせ担当者の負担が削減され、問い合わせを行う側もすぐに情報を確認できるようになるので業務負担はかなり軽減されるでしょう。
また、空いた時間は他の重要な業務に使うことができるので、収益向上にもつながる可能性もあります。
社外でのコミュニケーションも簡単に実現可能
テレワークを促進する場合、社内で就業している従業員と情報格差が発生してしまうリスクがあります。また外出が多い従業員も、同じように情報格差で不利益が生じてしまう可能性も少なくありません。
社内ポータルアプリで情報を共有できるよう整備しておけば、いちいち電話で必要な事項を確認したり、資料を会社に取りに行ったりといった手間がなくなります。またチャット機能が搭載されている社内ポータルアプリでは、社内と社外で業務進捗状況確認等が取りやすくなり情報格差が少なくなるのもポイントです。
テレワークや外出先での働き方の割合を増やすためには、社内ポータルアプリの活用が重要となります。
ペーパーレス化でコスト削減につながる
報告書や申請書、各種マニュアルなどを最初からデジタル化して社内ポータルアプリで共有・周知させておくことでペーパーレス化まで達成できます。
現状DX化において紙の書類は大きな障害となっています。DX化を進めるにはまず紙からデジタルでの情報共有へ転換して、業務効率化を実現する必要があるでしょう。社内ポータルアプリはそのきっかけとなるツールです。
さらにペーパーレス化によって従来の書類の印刷・紙代が必要なくなります。
社内ポータルアプリさえ開けば情報が把握できるようになる環境を構築することで、コスト削減まで達成できます。
ペーパーレス化を促進するためには、報告書等をアプリ上で入力して送信できるようにしたりすると良いでしょう。印刷して別途筆記するようになっている場合はペーパーレス効果が限定的になるので注意が必要です。
ナレッジ共有も楽になる
業務で発生した問い合わせに関する問題や災害時の対応などは、ナレッジとして今後の新入社員等にまで浸透させるべき情報です。社員研修等に使える情報をいつでも取り出せるようにしておくためにも、社内ポータルアプリを果たします。
- 社内ルール
- 基本的な業務知識
- 業務の基本手順
などは1から口で教えるのではなくナレッジとして共有された情報経由で解決できるような体制を構築することで、研修等に掛かる手間が減少します。
またナレッジがすぐ社内ポータルアプリで共有されるようになる状態を作っておくことで、知識やノウハウが属人化して失われてしまうリスクまで減らすことができるでしょう。ノウハウのある社員が退職したり転属したりする際も、ナレッジは社内ポータルアプリに保管されたままなので後任が引き継ぎやすいです。
さらに部署ごとに持っている情報が異なるといった状況も是正できます。
社内ポータルアプリの活用事例3選
ここからは社内ポータルアプリの活用事例を3つご紹介します。
オルビス
化粧品販売で有名な「オルビス」では、接客を行う「ビューティーアドバイザー」という職業が存在しています。ビューティーアドバイザー一人ひとりに新商品の資料共有等を行う必要がありますが、スピードを確保して情報伝達を行わないといけない点に課題を感じていました。
また、デジタルサービスを活用する中で、新サービスのレクチャーや集合研修といった手法で情報を共有する考え方に限界があるとも感じていたようです。
そこでアプリ導入によって、手軽に情報を共有して閲覧できる体制を作ろうという方針を決めました。
アプリには、
- 商品情報
- マニュアル
といった情報が掲載されており、アプリ運用と資料作成の担当者をいっしょにすることでスムーズな情報伝達を実現しています。またスマートフォンでの閲覧を意識した縦スライドを資料閲覧時に採用しており、より利便性を高めました。
こういった工夫によってビューティーアドバイザーの95％以上がアプリを活用するという成果を得られました。
さらに利用率の高さには、
- 紙の資料デジタル化・一元化に伴うペーパーレス化促進
- 情報閲覧性の高さ
が影響しているとアプリ担当者は考えているようです。
ペーパーレス化によって資料が散乱する状況がなくなり、アプリさえ見れば最新情報が確認できる体制が構築できたのでしょう。
また、PC等を使わなくても自分のスマートフォンでいつでも情報を閲覧できる利便性の高さが、アプリ利用を促進していると考えられます。
今後はビューティーアドバイザーからの声を反映して、さらに使いやすいアプリを目指していくようです。
モスバーガー
モスバーガーでも社内ポータルアプリとして、「お店応援アプリa-mossles！」を提供しています。
もともとモスバーガーでは社内ポータルサイトを運営していましたが、あくまで請求書やマニュアルといった共有が中心でした。アクセス権を持っている加盟店オーナーや店長には情報伝達ができていましたが、店舗スタッフ一人ひとりにまで情報がダイレクトに伝達されない点に課題を感じていたようです。
そこで帰属意識や従業員満足度の上昇を目指すために、アプリを導入しました。
アプリには、
- 創業者語録
- チェーン内報
- 商品製造・接客マニュアル動画
- 教育コンテンツ
などが用意されています。
エンターテイメント要素を加えることで従来のポータルサイトを介した情報共有より気軽さを打ち出し、アルバイト等のアプリ活用までを視野に入れているのがポイントです。
アプリ導入によって従来難しかった支部・店舗情報を基にした動画配信の出し分け等が可能となり、情報伝達の効率性が上がりました。
また、フリーレイアウト機能によってコンテンツ配信時、好きなコンテンツを組み合わせながら情報伝達ができるようになっているのも好評のようです。
結果的に紙媒体費用が年間3分の1になったといった成果が出ており、新型コロナウイルス感染拡大で活用度合いはさらに増えています。
JOYSOUND
「JOYSOUND」では、長年、情報伝達に関する課題を抱えていました。特約店に対してカスタマーサポート部署がカラオケ機器の情報等を伝達していましたが、肝心の営業マンにまで情報が行き届いていない、などの課題です。
また、カラオケ機器のマニュアルを用意していたにもかかわらず、閲覧されていなかったのも問題視されていました。閲覧度合いを上げようとメールやインターネットでマニュアルを共有したところ、資料が散乱して見づらい状況まで発生してしまう事態に…。
そこで営業担当者もヘルプデスク側も無駄に負担が増加している状況を改善するために、JOYSOUNDではポータルアプリの導入を行っています。
アプリリリースから3か月後、ヘルプデスクの問い合わせ数が昨対比で15％も減少しました。
資料情報等をポータルアプリへ集約した結果情報が錯乱しなくなり、見やすくなったことが成果につながったのでしょう。
また特約店からだけでなく社内でも導入に関してよい感触を得られているようです。今では社内の営業マン・業務スタッフにまでポータルアプリが広まる結果につながっています。
将来的にはインフラとして機能する、利用必須のアプリとなるようにアップデートを行っていくとのことです。
社内ポータルアプリを作るなら「店舗アプリDX版 raiten」
「店舗アプリDX版 raiten」は実店舗の集客等に活用できるアプリですが、シンプルな社内ポータルアプリを導入したいときにも活用できます。
何よりアプリプラットフォームとしてアプリを簡単に内製できるタイプなので、費用がかからず必要な情報を自社で更新できるのがメリットです。
外注して制作代行を依頼する場合は思うとおりに情報が更新できない、費用が高額になるといった問題がありますがそういった課題を解決できます。
- 社内ポータルアプリを導入したいが費用をなるべく抑えたい
- 社内情報の作成からポータルアプリへの掲載・更新までを一気貫通で実施したい
このような方はぜひお問い合わせくださいませ。
お問い合わせフォームはこちら
まとめ
この記事では社内ポータルアプリの概要や注目されている背景、そして利用メリットや事例などをご紹介しました。
社内ポータルアプリは情報の共有を楽にした上で業務効率化やペーパーレス化の促進、テレワーク時のコミュニケーション確保などに役立てることができます。スマートフォンに最適化されているからこそ、社内ポータルサイトより役立つ場面も多いでしょう。
コストを抑えたい方は、ぜひ弊社アプリプラットフォームを活用して社内ポータルアプリを制作してみてください。
