社内ポータルアプリとは？導入メリットや機能・活用事例3選を解説
その他、業種
公開日：2023.04.24
更新日：2026.04.07
現在、実店舗で集客に使う店舗アプリが人気を集めていますが、アプリが活用できるのは集客に限りません。ビジネス効率化において「社内ポータルアプリ」を活用する事例も増えています。社内ポータルアプリを使うと社内での情報伝達がスピーディーになるだけでなく、業務効率化やペーパーレス化、テレワーク時のコミュニケーション強化なども実現できます。特にチェーン店やフランチャイズ展開を行っている企業、現場スタッフの多い業種では、本部から現場スタッフへの情報伝達のスピードと正確さが事業成長に直結するため、社内ポータルアプリの導入価値は非常に高いといえるでしょう。本記事では社内ポータルアプリの概要や注目される背景、導入のメリット、オルビスやモスバーガー、JOYSOUNDの活用事例3選までわかりやすく解説します。
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社内ポータルアプリとは
社内で共有する必要がある情報をまとめて確認できるアプリ
社内ポータルアプリとは、社内で共有する必要がある情報をまとめて確認できるアプリのことです。通常オフィスワーカーとして椅子に座っている機会が多い方は社内で直接情報を確認できるため、社内ポータルアプリの必要性をあまり感じないかもしれません。しかし従業員の中には接客や販売にかかわるスタッフ、店舗で働いているアルバイト、工事現場で働いている社員など、デスクワーク以外の働き方をする人も多く存在しています。
こういったノンデスクワーカーは働き方や就業日時もさまざまであり、社内で上手く管理して効率よく業務へ向かわせるのは難しいのが実情です。社内ポータルアプリを使うことで、ノンデスクワーカーも含めたあらゆる従業員への情報伝達が簡単になります。PCやメールを使わずに効率よく情報を共有できる体制を構築することが可能となるため、現場と本部の距離を縮めるツールとしても注目を集めています。スマートフォンさえあればいつでもどこでも情報にアクセスできるので、職場にPCがない環境でも情報格差を生まずに業務を進められるのが大きな魅力です。
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社内ポータルアプリが注目される理由
場所や時間によらず情報にアクセスできる
働き方の多様化によって労働時間や業務形態が増えている中、社内で均一に情報を届けようとする際に従来のように紙の資料や張り紙を用意して共有するだけでは不十分です。場所や時間に影響されず一律に情報を伝達するには、インターネット上で情報を公開して閲覧してもらうのが最も効果的です。スマートフォンアプリであればPCをわざわざ開いて確認する必要がなく、外出先でもすぐにスマートフォンの画面を表示して情報を閲覧できます。インターネット上で社内情報を共有するならアプリが最適、という考えが社内ポータルアプリの広がりを後押ししているのです。
確実に情報を届けられる
社内では共有する必要性のある情報が多くあります。新商品のアピールポイントや業務に関する知識・スキル、福利厚生に関する手続きなど、伝達が遅れたり共有を失念したりすると収益や従業員満足度に悪い影響を及ぼしてしまう情報も少なくありません。社内ポータルアプリではプッシュ通知を活用することが可能です。プッシュ通知を利用すれば重要な情報を確実に従業員へ届けられるため、情報共有の漏れによる課題を解決できます。メールや社内掲示板と違って通知が直接スマートフォンに届くため、見落としのリスクを大幅に減らせるのも大きな強みです。
テレワークの管理に役立つ
テレワークの広がりは、同時に社員一人ひとりの就業状況をどのように管理して整理するかという課題を企業に突きつけました。遠隔で業務をしている社員の就業時間や作業進捗などを確認するのはかなりの手間です。テレワーク推進では紙の資料の扱い、同僚や上司・プロジェクトメンバーとのコミュニケーション、本部や支部といった拠点ごとの情報の出し分けといった課題が出てきます。こうしたテレワークにおける問題を解決しようと、社内ポータルアプリを導入する企業が増加しています。離れた場所で働く社員同士の一体感を保つ役割としても、社内ポータルアプリは大きな効果を発揮するでしょう。
関連記事：美容室・美容サロンの集客には「自社アプリ」を使うべき｜ポータルサイト（アプリ）との決定的な違い
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社内ポータルアプリで実現できることとメリット
必要な情報をいつでも確認できる
社内ポータルアプリには業務マニュアルや業務に関する緊急の注意、災害時の連絡情報など、各種必要な情報をすべて掲載できます。社内のあらゆる情報をポータルアプリ化することで、効率よく情報を従業員に届けることが可能になります。またアプリなので24時間365日いつでも内容を確認できるのもメリットです。対話式で効率よく情報を共有したい場合は、チャットボットを導入することで自動受け答えも可能になります。用途に応じて必要な機能を搭載してみてください。
業務効率化が見込める
社内ポータルアプリの活用によって業務効率化も見込めます。情報共有に必要だった社内打ち合わせやメール送信といった手間がアプリ閲覧という行為に集約されることで、無駄な情報共有工程がなくなりスムーズかつシンプルになります。問い合わせ担当者の負担が削減され、問い合わせを行う側もすぐに情報を確認できるようになるため業務負担はかなり軽減されるでしょう。空いた時間を他の重要な業務に使えるため、収益向上にもつながる可能性があります。特に問い合わせの多い部署や、マニュアル参照の頻度が高い業務では効率化の効果を実感しやすく、導入してすぐに変化を体感できるでしょう。
社外でのコミュニケーションも簡単に実現できる
テレワークを促進する場合、社内で就業している従業員と情報格差が発生してしまうリスクがあります。外出が多い従業員も同様に情報格差で不利益が生じてしまう可能性が少なくありません。社内ポータルアプリで情報を共有できるよう整備しておけば、いちいち電話で必要な事項を確認したり資料を会社に取りに行ったりといった手間がなくなります。チャット機能が搭載されている社内ポータルアプリでは社内と社外で業務進捗状況の確認が取りやすくなり、情報格差が少なくなるのもポイントです。テレワークや外出先での働き方の割合を増やすためには、社内ポータルアプリの活用が重要となります。
ペーパーレス化でコスト削減につながる
報告書や申請書、各種マニュアルなどを最初からデジタル化して社内ポータルアプリで共有・周知させておくことで、ペーパーレス化まで達成できます。現状DX化において紙の書類は大きな障害となっており、DX化を進めるにはまず紙からデジタルでの情報共有へ転換して業務効率化を実現する必要があります。社内ポータルアプリはそのきっかけとなるツールです。さらにペーパーレス化によって従来の書類の印刷代や紙代が必要なくなるため、コスト削減にも直結します。社内ポータルアプリさえ開けば情報が把握できる環境を構築することで、業務効率化とコスト削減の両方を達成できます。ペーパーレス化を促進するためには報告書などをアプリ上で入力して送信できるようにするとよいでしょう。印刷して別途筆記する形式ではペーパーレス効果が限定的になるので注意が必要です。
ナレッジ共有が楽になる
業務で発生した問い合わせに関する問題や災害時の対応などは、ナレッジとして今後の新入社員などにまで浸透させるべき情報です。社内ルールや基本的な業務知識、業務の基本手順などは1から口で教えるのではなく、ナレッジとして共有された情報経由で解決できる体制を構築することで研修などにかかる手間が減少します。ナレッジがすぐ社内ポータルアプリで共有される状態を作っておくことで、知識やノウハウが属人化して失われてしまうリスクまで減らせるのも大きなメリットです。ノウハウのある社員が退職したり転属したりする際もナレッジは社内ポータルアプリに保管されたままなので、後任が引き継ぎやすくなります。さらに部署ごとに持っている情報が異なるといった状況も是正できるでしょう。検索機能を活用すれば必要な情報をすぐに取り出せるため、新人スタッフが自走できるようになるまでの時間も大幅に短縮できます。組織全体の知的資産を守りながら、業務の標準化と教育コストの削減を同時に実現できるのが、社内ポータルアプリの大きな価値です。
社内ポータルアプリの活用事例3選
オルビス
化粧品販売で有名なオルビスでは、接客を行う「ビューティーアドバイザー」という職業が存在しています。ビューティーアドバイザー一人ひとりに新商品の資料共有などを行う必要がありますが、スピードを確保して情報伝達を行わなければならない点に課題を感じていました。商品ラインナップが頻繁に更新される化粧品業界では、最新情報をいかに早く現場のスタッフに届けるかが売上に直結するため、情報共有のスピード感は経営課題の1つでした。またデジタルサービスを活用する中で、新サービスのレクチャーや集合研修といった従来の手法で情報を共有する考え方に限界があるとも感じていたようです。
そこでアプリ導入によって、手軽に情報を共有して閲覧できる体制を作ろうという方針を決めました。アプリには商品情報やマニュアルといった情報が掲載されており、アプリ運用と資料作成の担当者を一緒にすることでスムーズな情報伝達を実現しています。またスマートフォンでの閲覧を意識した縦スライドを資料閲覧時に採用し、利便性をさらに高めました。こうした工夫によってビューティーアドバイザーの95%以上がアプリを活用するという成果を得られています。
利用率の高さには、紙の資料デジタル化・一元化に伴うペーパーレス化促進と情報閲覧性の高さが影響しているとアプリ担当者は考えているようです。ペーパーレス化によって資料が散乱する状況がなくなり、アプリさえ見れば最新情報が確認できる体制が構築できたといえます。またPCを使わなくても自分のスマートフォンでいつでも情報を閲覧できる利便性の高さが、アプリ利用を促進していると考えられます。今後はビューティーアドバイザーからの声を反映して、さらに使いやすいアプリを目指していくとのことです。
モスバーガー
モスバーガーでも社内ポータルアプリとして「お店応援アプリa-mossles！」を提供しています。もともとモスバーガーでは社内ポータルサイトを運営していましたが、あくまで請求書やマニュアルといった共有が中心でした。アクセス権を持っている加盟店オーナーや店長には情報伝達ができていましたが、店舗スタッフ一人ひとりにまで情報がダイレクトに伝達されない点に課題を感じていたようです。フランチャイズ展開している飲食チェーンでは現場のアルバイトスタッフまで情報を行き渡らせるのが難しく、本部の意図がそのまま伝わらないという問題は多くの企業が抱えています。そこで帰属意識や従業員満足度の上昇を目指すために、アプリを導入しました。
アプリには創業者語録、チェーン内報、商品製造・接客マニュアル動画、教育コンテンツなどが用意されています。エンターテイメント要素を加えることで従来のポータルサイトを介した情報共有より気軽さを打ち出し、アルバイトなどのアプリ活用までを視野に入れているのがポイントです。アプリ導入によって従来難しかった支部・店舗情報を基にした動画配信の出し分けなどが可能となり、情報伝達の効率性が上がりました。フリーレイアウト機能によってコンテンツ配信時に好きなコンテンツを組み合わせながら情報伝達ができるようになっているのも好評のようです。結果的に紙媒体費用が年間で3分の1になったといった成果が出ており、活用度合いはさらに広がっています。動画によるマニュアル配信は、文字や写真だけのマニュアルと比べて理解しやすく、現場スタッフの研修コスト削減にも貢献しているといえるでしょう。
JOYSOUND
JOYSOUNDでは長年、情報伝達に関する課題を抱えていました。特約店に対してカスタマーサポート部署がカラオケ機器の情報などを伝達していましたが、肝心の営業マンにまで情報が行き届いていないなどの課題があったのです。またカラオケ機器のマニュアルを用意していたにもかかわらず閲覧されていなかったのも問題視されており、閲覧度合いを上げようとメールやインターネットでマニュアルを共有したところ、資料が散乱して見づらい状況まで発生してしまう事態に発展してしまいました。
JOYSOUNDでは長年、情報伝達に関する課題を抱えていました。特約店に対してカスタマーサポート部署がカラオケ機器の情報などを伝達していましたが、肝心の営業マンにまで情報が行き届いていないなどの課題があったのです。営業マンが現場で顧客から質問されても即答できないと、商談機会を逃してしまうリスクがあるため、これは経営上の大きな問題でした。またカラオケ機器のマニュアルを用意していたにもかかわらず閲覧されていなかったのも問題視されており、閲覧度合いを上げようとメールやインターネットでマニュアルを共有したところ、資料が散乱して見づらい状況まで発生してしまう事態に発展してしまいました。
そこで営業担当者もヘルプデスク側も無駄に負担が増加している状況を改善するために、JOYSOUNDではポータルアプリの導入を行っています。アプリリリースから3か月後、ヘルプデスクの問い合わせ数が前年同期比で15%も減少しました。資料情報などをポータルアプリへ集約した結果、情報が錯乱しなくなり見やすくなったことが成果につながったといえます。アプリを開けば必要な情報がすぐ見つかる状態を作ることで、営業マンが自己解決できる範囲が広がり、ヘルプデスクへの依存度が下がったのでしょう。特約店からだけでなく社内でも導入に関してよい感触を得られているようで、現在では社内の営業マンや業務スタッフにまでポータルアプリが広まる結果につながっています。将来的にはインフラとして機能する利用必須のアプリとなるよう、アップデートを続けていくとのことです。
社内ポータルアプリを作るなら「店舗アプリDX版 raiten」
アプリプラットフォームで内製でき費用を抑えられる
「店舗アプリDX版 raiten」は実店舗の集客などに活用できるアプリですが、シンプルな社内ポータルアプリを導入したいときにも活用できます。何よりアプリプラットフォームとしてアプリを簡単に内製できるタイプなので、費用を抑えて必要な情報を自社で更新できるのがメリットです。外注して制作代行を依頼する場合は思うとおりに情報が更新できなかったり、費用が高額になるといった問題がありますが、そういった課題を解決できます。社内ポータルアプリを導入したいが費用をなるべく抑えたい方や、社内情報の作成からポータルアプリへの掲載・更新までを一気通貫で実施したい方は、ぜひお問い合わせくださいませ。
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- プッシュ通知で開封率 UP！顧客接点を強化
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サービス資料は完全無料！他社との比較検討も大歓迎です。
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まとめ
本記事では社内ポータルアプリの概要や注目される背景、利用メリット、オルビス・モスバーガー・JOYSOUNDの3社の活用事例などを解説しました。社内ポータルアプリは情報共有を楽にしたうえで業務効率化やペーパーレス化の促進、テレワーク時のコミュニケーション確保などに役立てることができます。スマートフォンに最適化されているからこそ、社内ポータルサイトより役立つ場面も多いでしょう。コストを抑えて社内ポータルアプリを導入したい方は、ぜひ弊社のアプリプラットフォームの活用をご検討ください。気になることがあればお問い合わせください。
この記事を監修した人
店舗アプリ アプリ開発・集客コンサルティング
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